معاونت اداری ومالی

معاونت اداری ومالی در واقع پشتیبان تشكیلات بوده وباید به گونه‌ای برنامه ریزی ومدیریت نماید تا از همه امكانات و نیروهای انسانی به بهترین وجه بهره برداری شود( به اكثررساندن بهره وری).به عبارت دگر بهینه سازی تشكیلات سازمانی واستفاده مناسب از امكانات وكار آمد نمودن نیروها از وظایف اصلی و عمده ای این معاونت می باشد. اگر این معاونت دقیق به وظایف خود عمل كند آن وقت مدیریت عالی سازمان می تواند با دیدی شفاف وروشن تصمیمات قدرت مندانه‌ای را اتخاذ نمایدخوشبختانه درسالهای اخیرگامهای خوب ومثبتی دربهینه سازی مركز برداشته شده است. این معاونت دارای سه واحد اصلی در دفتر مركزی می باشدكه امور مربوط به آن رااز مرحله تصمیم گیری تا اجرا كنترل كرده وبه پایان می رساند این سه واحد عبارتند از :
الف)امور مالی ب)اموراداری ج)امور پشتیبانی
الف) امور مالی
1ـ تنظیم لیست شهریه‌ی نزدیك به پنج هزارنفر از طلاب وروحانیون وایجاد تغییرات درآن بر اساس دستورالعمل صادره از سوی سازمان اوقاف توزیع لیست در شعبات تابعه‌ی دو استان و واریز شهریه ها به حساب بانكی افراد تائید اسناد توسط بانك های عامل ومسئو لین شعبات ودر نهایت جمع بندی اسنادمثبته وارائه به سا زمان اوقاف هر سه ماه یك بار.
2ـ تنظیم لیست حقوق ماهانه‌ی كاركنان و واریزآن به حساب بانكی افراد وتائیداسناد توسط بانك عامل وجمع بندی اسنادجهت ارئه به سازمان اوقاف , هر سه ماه یك بار .
3ـ تخصیص اعتباربه شعبات دو استان جهت هزینه های جانبی و اداري در چهار چوب مقررات و آ یین نامه‌ی داخلی مركز و جمع بندی اسناد مثبته و ارائه به سازمان اوقاف, هر سه ماه یك بار.
4 ـ تنظیم لیست نزدیك به دوازده هزار نفر از افراد‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌تحت پوشش بیمه‌ی خدمات درمانی با همكاری شعبات دو استان جهت دریافت اعتبار لازم ازمركز خدمات حوزه‌های علمیه هر سه ماه یك بار.
5ـ تنظیم لیست بیمه ی تامین اجتماعی كاركنان دفتر مركزی به صورت ماهانه وارائه به سازمان تامین اجتماعی سنندج
6ـ سر جمع داری اموال
7ـ تهیه برنامه وبودجه سالانه جهت ارائه به سازمان اوقاف . كار مهمی كه در اسنوات گذشته در این واحد انجام شد, افتتاح حساب برای كلیه شهریه بگیران و حقوق بگیران و واریز وجوه مر بوطه به حساب شخصی آنان میباشد كه حتی یك نفر هم فاقد حساب بانكی نبوده و كلیه پرداخت ها,در حال حاضر از طریق حساب بانكی افراد انجام میگیرد. از نكات مهم دیگررایانه ای نمودن كلیه فعا لیت های واحد امور مالی میباشد.
8- پيگيري امور كاركنان بازنشسته و فوتي

ب) امور اداری
اهم فعالیت های این واحد عبارت است از:
1 ـ كنترل مرخصی ها وحضور وغیاب كاركنان
2ـ ارزشیابی كاركنان هر سه ماه یك بار
3ـ انتخاب كارمند نمونه هر سال یك بار
4ـ معرفی كاركنان وروحانیون به بانك ها جهت دریافت وام بر اساس مقررات و آیین نامه ی داخلی
5ـ برنامه ریزی جهت استفاده ی همكاران وروحانیون وسایر افراد از زائر سرای مشهد مقدس
6ـ انعقاد قرار داد با كاركنان وتنظیم حكم كار گزینی بر اساس قرارداد
7ـ رسیدگی به اموركاركنانی كه در بستر بیماری قرارمی گیرندوسر كشیبه خانواده های آنان
8 ـ حفاظت از سا ختمان دفتر مركزی با گماشتن كشیك به صورت شبانه روزی
9ـ سركشی وبازرسی از شعبات حداقل سالی دو بارجهت كنترل حضور وغیاب كاركنان ورسیدگی به مشكلات آنان
10 ـ تهیه امكانات جهت برگزاری مراسم هفته‌ی وحدت وسایر مراسمات در طول سال مهمترین كاری كه در اموراداری انجام گرفته كاهش بیش از یكصد نفر كارمند در سال های 82و83 وپیشبرد امور با كمترین نیرو وامكانات بوده به نحوی كه بعضی شعبات تنها دارای پرسنل میباشند .
ضمنا بعضی ا زامور این واحد رایانه ای وبرخی سنتی كه رایانه ای نمودن كلیه كارها در دستوركار قراردارد.
11- ارائه خدمات به طلاب و روحانيوني كه از شهرستانها به سنندج اعزام مي شوند و رسيدگي به آنان از لحاظ امكانات رفاهي از قبيل تامين جا و مكان و غذا و پذيرايي
12- آموزش ضمن خدمت كاركنان
13- گردهمايي سالانه كاركنان و تجليل از كاركنان برجسته و نمونه

ج) امور پشتیبانی
اهم فعالیت های این واحد عبارت است از:
1ـ تهیه وتوزیع بیش از 300 تن از ارزاق عمومی در سال به صورت رایگان ( شامل ـ روغن ـ گوشت ـ مرغ ـ آرد ـ پنیر ـ قند ) بین مدارس علوم دینی رسمی وحجرات مدارس سنتی وسایر طلاب وروحانیون
2ـ تهیه مواد غذايي برای طلاب مدارسی كه دارای امكانات آشپزخانه می باشند.
3ـ تهیه وتوزیع ملزومات اداری جهت كلیه ی شعبات در حد امكان
4ـ تهیه خودرو وتعمیر وسرویس كلیه خودرو های در حال كار
5 ـ تهیه خواروبار از طریق اتحادیه تعاونی های مصرف كشور وتوزیع آن دربین تعاونی های مصرف روحانیون در سطح دو استان جهت اعضای تعاونی ها به نرخ مصوب سه مرحله درسال
6 ـ تهیه ی زمین برای كاركنان وروحانیون از طریق تعاونی های مسكن كه تا كنون بالغ بر 650 قطعه زمین در دو استان به اعضاء تحویل گردیده و صد ها قطعه ی دیگر در سنندج وسایر شهرها در حال آماده سازی می باشد كه در آینده به اعضاء واگذارخواهد شد .
7 ـ تشكیل تعاونی اعتباردر سنندج وپرداخت بيش از 136 میلیون تومان وام به اعضاء